Офериране на кетърингово събитие.
За спечелването на постоянни клиенти кетъринговите фирми разработват примерни кетърингови пакети с услуги за най-често провежданите прояви. При разработването особено се акцентира върху подбора и наемането на персонала за всяко мероприятие съобразно опита и професионалните качества на всеки. За добрата работа е необходимо ясно разпределение на задълженията и отговорностите между членовете във фирмата.
Мениджмънтът (управлението) трябва да се извършва компетентно и професионално съгласно общите правила и конкретните условия за всяка кетърингова проява. Окончателното договаряне трябва да завършва със сключването на договор, който регламентира отношенията между поръчителя и изпълнителя (доставчика) на кетъринговата проява и към чиито условия трябва да се придържат и двете страни до окончателното приключване на техните взаимоотношения.

4.1. Подписване на договор – защита срещу анулиране
Политиката на фирмите за кетеринг относно депозита е различна. Някои от тях искат 1*3 от сумата , когато се прави резервация и се сключва договор, 1*3 един месец преди датата на мероприятието и 1*3 в деня на събитието. Други 1*2 един месец преди събитието. Депозитът трябва винаги да се изисква освен ако не се работи с постоянни корпоративни клиенти.
Веднага след получаване на депозита се потвърждава поетият ангажимент с писмо в което се посочват всички подробности: цените на храната, оборудването и аксесоарите, които ще доставите , както и за какво трябва да се погрижат домакините.
Сключването на писмено споразумение за елементите от офертата – меню, цени, вид услуга и др. е задължително за повечето мероприятия, което може да е писмо в 2 екземпляра или типиен подробен договор в който се уточняват следните подробности:
● менюто – ако мероприятието е прием, ястията трябва да са точно уговорени тъй като се калкулира общата цена според менюто. Ако мероприятието предвижда основно хранене , уточняват се предястията, ордьоврите, основното ястие и десерта съоразявайки се с предпочитанията на клиента и с естетиката на приема и уменията на персонала във фирата.
● дата на мероприятието
● място на мероприятието
● час на мероприятието- кога пристигат гостите, кога да се сервират храната и напитките и кога свършва мероприятието.
● брой на гостите – съобщавате политиката на фирмата за промяна на броя в последния момент.
● стила на обслужване- самообслужване, пълно обслужване или комбинация и цените на всяка услуга.
● предмети под наем – решение дали ще използвате порцелан, стъкло, кристал, сребро или прибори и съдове за еднократна употреба. Осведомяваме клиента за цената на всеки нает аксесоар. Когато се работи със сребро, кристал, стъкло и порцелан, трябва да се предвиди персонал за почистването и опаковането му.
● обслужване на бара – може да бъде:
– бар на пълно обслужване, където ирмата за кетеринг осигурява всичко. Задължително трябва да има разрешително за продажба на алкохол.
– клиентът осигурява напитките а фирмата за кетеринг обслужването на бара срещу почасово заплащане.
– клиентът осигурява алкохола, а фирмата безалкохолните.
● разни – цветя, специална торта, музика, обичаи, украса на масите и др.
● човек за контакт – клиент който може да взема решения относно тържеството