Организацията по провеждане на кетъринговото мероприятие

Обик­новено обхваща следните по-важни (етапи) моменти:

• Намиране на клиента.
• Уточняване на мероприятието.
• Уточняване офертата и детайлите по провеждането (дата, месец, начален час).
• Уточняване на обстанавка и разтановката (декори, украса),подредба на залите (маси, столове и др.).
• Уточняване на менюто (ястия и напитки) и времето на поднасяне.
• Уточняване на забавно-развлекателната програма.
• Осигурявяне на транспорт.
• Осигуряване на необходимото обзавеждане и техническо оборудване.
• Осигуряване на необходимия персонал (брой и квалификация).
• Съгласуване и сътрудничество с доставчици и партньори при изпълне­ние на програмата.
• Обезпечаване на необходимите финансови средства за нормалнато про­веждане на проявата.                                                                                                                                                                  Необходимото обзавеждане, оборудване и технологично обезпечаване за нормалното протичане на мероприятието обикновено са свързани с:

•     Осигуряване на декори, украса, аксесоари (според основната тема на проявата).

• Осигуряване на текстилни и/или декоративни пердета, покривки, драперии и др.
• Осигуряване на необходимото обзавеждане (мебели) и др.
• Осигуряване на технически средства и различни приспособления за провеждане на мероприятието.
• Осигуряване на посуда и инвентар за ястията, напитките и обслужване­то на гостите.
• Осигуряване на оборудване за приготвяне и поднасяне на ястията.

 

Подготовката и провеждането на забавно-развлекателната програма в зависимост от вида на мероприятието е свързана най-малко със следното:

• Ползване услугите на професионални водещи и шоумени.
• Обезпечаване на звукови и светлинни ефекти.
• Изпълнения на професионални и/или самодейни певци, музиканти и състави.
• Изпълнения на музикални групи или оркестри.
• Изпълнения на фолклорни, танцови или балетни състави.
• Изпълнения на циркови артисти – комици, клоуни, жонгльори.
• Организиране на хазартни игри – рулетка, блек джак, маси за игра на карти и др.
• Организиране на презентации и модни ревюта.
• Организиране на видео и фото сесии (филмиране и фотографиране
• Офериране и договаряне в кетъринга.

За спечелването на постоянни клиенти кетъринговите фирми разработ­ват примерни кетърингови пакети с услуги за най-често провежданите прояви. При разработването особено се акцентира върху подбора и нае­мането на персонала за всяко мероприятие съобразно опита и професио­налните качества на всеки. Необходимо ясно разпре­деление на задълженията между членовете във фирмата.
Мениджмънтът (управлението) трябва да се извършва компетентно и про­фесионално съгласно общите правила и конкретните условия за всяка кетърингова проява. Окончателното договаряне трябва да завършва със сключ­ването на договор, който регламентира отношенията между поръчителя и изпълнителя (доставчика) на кетъринговата проява и към чиито условия трябва да се придържат и двете страни до окончателното приключване на техните взаимоотношения.

Подписване на договор - защита срещу анулиране

Политиката на фирмите за кетеринг относно депозита е различна. Някои от тях искат 1/3 от суата , когато се прави резервация и се сключва договор, 1/3 един месец преди датата на мероприятието и 1/3 в деня на събитието. Други 1/2 един месец преди събитието. Депозитът трябва винаги да се изисква освен ако не се работи с постоянни корпоративни клиенти.

Веднага след получаване на депозита се потвърждава поетият ангажимент с писмо в което се посочват всички подробности:  цените на храната, оборудването и аксесоарите, които ще доставите , както и за какво трябва да се погрижат домакините.

Сключването на писмено споразумение за елементите от офертата – меню, цени, вид услуга и др. е задължително за повечето мероприятия, което може да е писмо в 2 екземпляра или типиен подробен договор в който се уточняват следните подробности:

• менюто – ако мероприятието е прием, ястията трябва да са точно уговорени тъй като се калкулира общата цена според менюто. Ако мероприятието предвижда основно хранене , уточняват се предястията, ордьоврите, основното ястие и десерта съоразявайки се с предпочитанията на клиента и с естетиката на приема и уменията на персонала във фирата.
• дата на мероприятието
• място на мероприятието
• час на мероприятието- кога пристигат гостите, кога да се сервират храната и напитките и кога свършва мероприятието.
• брой на гостите – съобщавате политиката на фирмата за промяна на броя в последния момент.
• стила на обслужване- самообслужване, пълно обслужване или комбинация и цените на всяка услуга.
• предмети под наем –  решение дали ще използвате порцелан, стъкло, кристал, сребро или прибори и съдове за еднократна употреба. Осведомяваме клиента за цената на всеки нает аксесоар. Когато се работи със сребро, кристал, стъкло и порцелан, трябва да се предвиди персонал за почистването му.
• обслужване на бара – може да бъде:

–  бар на пълно обслужване, където фирмата за кетеринг осигурява всичко. Задължително трябва да има разрешително за продажба на алкохол.                                                                                          –  клиентът осигурява напитките а фирмата за кетеринг обслужването на бара срещу почасово заплащане.

–  клиентът осигурява алкохола, а фирмата безалкохолните.

• разни – цветя, специална торта, музика, обичаи, украса на масите и др.
• човек за контакт – клиент който може да взема решения относно тържеството.

 

Технология на ястия за кетъринг, подходящи за различни групи потребители (деца, възрастни, вегетарианци и др.).

                  Смисълът на кетъринга (от анг. Саtег – обслужвам, угаждам, полагам грижа, доставям и т.н.) е в предлагането на широк комплекс от услуги и об­служване със съответната организация и технология и необходимата логистика за провеждане на някък вид мероприятия (банкети, тържества, приеми и др.), свързани с „изнесено обслужване“ извън ЗХР.
Терминът „Кетъринг” се утвърди в професионалната ни терминология; става по-популярен и с по-широк обхват сред потребителите. Кетърингът се дефинира по различен начин, но най-общо се определя като дейност, при която се „предоставят храна и напитки на хора, намиращи се извън дома, както и в собствения им дом”. Други определения допълват кетъринговия продукт с разнообразни увеселителни и занимателни услуги за различни поводи.

Все още се предлагат различни дефинирания за кетъринг. Определят кетъринга като:

• “съвкупност от услуги – доставка на храни и напитки, обслужване, украса, видеозаснемане и озвучаване, музикално- сценични програми и много други”;
• “цялостно подготвяне и осъществяване на тържество, коктейл, вечеря, курс или конференция”.

Най-обобщено функциите на един кетърингов обект може да се формулират в следните направления:

• Кулинарно производство;
• Сервитьорско обслужване;
• Увеселителни и други допълнителни услуги.

Един кетърингов обект може да развива само функцията „кулинарно производство” или да организира към нея и другите „сервитьорско обслужване” и разнообразни „допълнителни услуги”, в зависимост от искането на потребителите.

 

Кулинарен кетъринг.

У нас има много самостоятелни производствени единици на кетъринга, произвеждащи и предлагащи само кулинарна продукция. За разлика от заведенията за хранене, където продукцията се реализира в самото заведение, при кетъринг производствените единици готовата храната се консумира извън производствения обект и след период от време, който може да е различен. В това отношение ястията може да се съхранявати дистрибутират в:

1) топло състояние – система „топла храна” (hot-hold);

2) охладено състояние – система „охладена храна (cook-chill);

3) замразено състояние – система„замразена храна“ (cook-freeze).

Големи ресторантски комплекси също могат да произвеждат готова кулинарна продукция за реализация извън заведението – за кулинарни щандове и магазини, за други обекти или заведения за хранене.